Protocoles pluriprofessionnels

Animer une réunion autour d’un protocole

Commencer par définir les personnes « incontournables » pour cette réunion.

Prévoir une date qui convienne au plus de personnes concernées par le thème.

Préparer les documents

  • Référentiels, protocoles d’autres équipes, documentations patients, vidéos, etc.
  • Liste d’émargement
  • Trame de méthode d’animation de la réunion

Matériel

  • Vidéoprojecteur éventuel pour projeter des documents
  • Papier blanc et crayons

Logistique

  • Réserver une salle de réunion
  • Adresser un mail de convocation à « une réunion de création d’un protocole pluriprofessionnel sur le thème XX »
  • Effectuer une relance 48 h avant la réunion par mail, ou oralement

Conseil :

  • Valider la trame d’animation avec le ou les leaders de l’équipe
  • Relire la fiche technique « Tenue d’une réunion »

 

Animation de la réunion (en une ou deux réunions d’une heure)

Tour de table de présentation (si besoin) et émargement de la feuille de présence

1 – Rappel de l’objectif : créer un protocole pluriprofessionnel sur la situation XX.
  • Justifier ce travail en citant les demandes des professionnels ou le type de problème rencontrés régulièrement par l’équipe
  • Justifier ce travail en donnant quelques chiffres nationaux du problème
  • Donner envie en expliquant ce que ce travail va apporter en simplification pour les professionnels et en qualité pour les patients
2 – « Quel sont les points critiques que vous rencontrez face à cette situation ? »

Tour de table avec cette question à chaque groupe professionnel.

Recueillir les points critiques évoqués.

Exposer une synthèse une fois le tour de table épuisé.

3 – « Quelle(s) solution(s) sur chacun des points critiques rencontrés ? »

Sur chaque point critique rencontré, animer une discussion pour faire émerger une ou des solutions.

4 – Concevoir une première trame du protocole

Proposer un tableau en plusieurs étapes du parcours patient. Préciser les différentes étapes cliniques ou organisationnelles, leur chronologie, les périmètres d’action des différents professionnels.

Exemple d’un protocole autour de la maladie rénale chronique dans une MSP

Action Qui ? Quoi ? Cotation
Consultation quel que soit le stade MG Consultation d’annonce, saisie d’indicateur, proposition au patient d’un suivi spécifique, orientation vers l’IDE et la diététicienne G
RCP Tous Exposé du dossier, accord sur traitement et/ou suivi, partage d’information SISA
Consultation IDE ETP du patient : bilan de ce qui a été compris, compléter les infos, éléments à surveiller, ETP, remise de documents, vidéo SISA
Consultation Diététicienne SISA
Délivrance des médicaments Pharmacien Information sur les médicaments et éventuelle alerte, TA Honoraires
Surveillance du patient MG Constantes, observance TTT, satisfaction G
Si souci sur suivi, observance ou autre Nouvelle RCP à 3 ou 4 ou tous Analyse des obstacles SISA
Si IRC stade 3B ou 4 MG Demande d’avis à néphrologue
5 – Définir les outils

Définir les documentations remis aux patients.

Définir les moyens de communication dans le groupe plus loin que le dossier patient partagé.

Définir le contenu éventuel des séances d’éducation personnalisée du patient.

Et le « plus », définir les indicateurs de suivi pour évaluer le bien fondé de ce protocole

6 – S’assurer de l’accord de tous les professionnels concernés

En redonnant la parole à chacun à l’issue de chacune des réunions.

7 – Définir une date de première évaluation

Prévoir avec le groupe une date à 3 ou 6 mois pour évaluer l’appropriation du protocole par le groupe et les éventuels soucis rencontrés dans son application.

8 – Et si équipe +++

Envisager de créer un groupe de patient référent réunis régulièrement pour évoquer avec eux ce qui pourrait être amélioré dans cette prise en charge protocolisée.

Produire des données à partir du moteur de recherche et des indicateurs choisis.

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