Secrétariats de MSP

Le poste de secrétariat est un poste clé du fonctionnement d’une maison de santé. C’est souvent le premier contact des patients avec la structure et son équipe. Les secrétaires peuvent apporter des informations aux patients sur l’organisation des soins, et des informations aux soignants sur les patients et leur manière de se confronter aux soins.

Dans les MSP, les secrétariats sont incontournables. A la fois poste d’accueil, d’orientation voire de conseil pour le public. A noter que ces secrétariats sont des postes créés le plus souvent par les médecins, les autres professions de santé s’organisant majoritairement sans secrétariat.

En France, on compte en moyenne 0,3 secrétaire par médecin temps plein. Ce qui est très faible pour pouvoir déléguer. Dans les MSP ce taux atteint volontiers 0,5 secrétaire par médecin temps plein, voire au delà pour quelques structures.

Selon le profil et les compétences des personnes en place, diverses tâches peuvent leur être confiées. La variété des tâches à réaliser, la qualité des informations reçues pour les accomplir, les responsabilités données et le feed-back de la hiérarchie contribuent à l’intérêt du poste de travail et permettent d’entretenir la motivation.

Il convient de réaliser soit un entretien annuel d’évaluation, soit des entretiens collaboratifs réguliers. Un plan de formation est très utile.

Les professionnels de santé ne sont pas toujours les meilleurs DRH. Il est plus prudent pour une équipe de se faire aider d’un cabinet conseil ou d’un cabinet comptable gérant aussi le social pour ce qui relève de la gestion des payes et du côté social.

Vous trouverez dans ces pages divers documents d’aides si vos fonctions de coordination englobent la gestion du secrétariat de la maison de santé. Dont les documents sur la tenue du document dit DUERP, document unique d’évaluation des risques professionnels.